1. Du processus actuel (AS-IS) au processus cible (TO-BE)

L’informaticien de gestion ne se contente pas de dessiner des diagrammes : il mène une démarche d’ingénierie d’optimisation continue :

1. Diagnostic AS-IS (L’état existant) : Observer la réalité du terrain, interviewer les opérationnels et cartographier le processus tel qu’il est réellement exécuté (souvent bien différent de la procédure officielle écrite).
2. Mesure des dysfonctionnements : Temps de cycle total, temps d’attente passif, taux de rebuts et coût de traitement unitaire.
3. Conception TO-BE (L’état futur optimisé) : Éliminer les étapes sans valeur ajoutée, paralléliser les contrôles et automatiser les échanges de données.

2. Identifier et résorber les goulets d’étranglement

Selon la théorie des contraintes (Goldratt), la performance globale d’un processus est strictement limitée par son maillon le plus lent :

Symptômes d'un goulet d'étranglement :
- Piles de dossiers en attente sur le bureau d'un unique responsable habilité à signer.
- Délais excessifs entre l'émission d'un devis et la confirmation de commande.
- Surcharge ponctuelle à chaque clôture comptable mensuelle.
Remédiations :
- Délégation de signature basée sur des règles de seuils automatiques.
- Automatisation des validations standards sans risque financier.
- Mise en place d'alertes proactives d'échéance (SLA - Service Level Agreements).

3. L’automatisation des processus par RPA (Robotic Process Automation) et Workflows

Lorsque des systèmes patrimoniaux (anciens logiciels sans API) doivent communiquer avec des applications modernes, la RPA permet de déployer des agents logiciels qui imitent les interactions humaines sur l’interface graphique (saisie, copier-coller de tableaux, extraction de PDF).

Impact mesuré : La digitalisation et l’automatisation d’un cycle de traitement de factures fournisseurs permettent de réduire le coût unitaire de traitement de 18 CHF à moins de 3 CHF, tout en réduisant le délai de traitement moyen de 14 jours à 48 heures.